La facturation électronique est devenue une réalité incontournable pour de nombreuses entreprises, et les acteurs du secteur public ne sont pas épargnés. En effet, la dématérialisation des factures est désormais une obligation légale pour les entreprises travaillant avec le secteur public. Quelles sont les règles à respecter et quelles sont les étapes à suivre pour se conformer à ces obligations ? Cet article vous apporte un éclairage complet sur le sujet.
Le cadre légal de la facturation électronique dans le secteur public
La facturation électronique est encadrée par plusieurs textes législatifs et réglementaires, tant au niveau national qu’européen. Parmi eux, on peut citer :
- La directive européenne 2014/55/UE du 16 avril 2014
- L’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique
- Le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les marchés publics
Ces textes ont instauré l’obligation progressive de recourir à la facturation électronique pour toutes les entreprises fournissant des biens ou des services au secteur public, notamment dans le cadre des marchés publics. Cette obligation a été mise en place de manière échelonnée, en fonction de la taille des entreprises concernées :
- Les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2017
- Les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2018
- Les petites et moyennes entreprises (10 à 249 salariés) depuis le 1er janvier 2019
- Les micro-entreprises (moins de 10 salariés) depuis le 1er janvier 2020
Le processus de facturation électronique pour les entreprises du secteur public
Pour se conformer aux obligations en matière de facturation électronique, les entreprises du secteur public doivent suivre un processus bien défini. Celui-ci comporte plusieurs étapes :
- La création d’une facture au format électronique : la facture doit être rédigée sous forme numérique, généralement au format PDF ou XML.
- La signature électronique de la facture : afin d’assurer l’authenticité et l’intégrité du document, celui-ci doit être signé électroniquement par l’émetteur.
- L’envoi de la facture électronique : celle-ci doit être transmise via une plateforme spécifique, appelée Chorus Pro, qui est le portail unique pour la réception et le traitement des factures électroniques à destination du secteur public français.
- Le suivi et l’archivage de la facture : les entreprises doivent conserver leurs factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans, conformément aux dispositions du Code de commerce.
Les avantages et enjeux de la facturation électronique pour le secteur public
La mise en place de la facturation électronique dans le secteur public répond à plusieurs objectifs :
- Améliorer la transparence et l’efficacité des procédures administratives
- Réduire les délais de paiement et les coûts liés au traitement des factures
- Favoriser l’interopérabilité entre les différents acteurs publics et privés concernés
- Simplifier et sécuriser les échanges entre les entreprises et leurs partenaires du secteur public
Par ailleurs, le recours à la facturation électronique présente également des avantages environnementaux, en réduisant l’utilisation du papier et en limitant les déplacements liés à l’envoi des factures.
Les défis à relever pour une adoption réussie de la facturation électronique
Pour que la transition vers la facturation électronique soit pleinement réussie, il est important que les entreprises du secteur public soient accompagnées dans cette démarche. Plusieurs défis sont ainsi à relever :
- L’adaptation des systèmes d’information : il est nécessaire de mettre en place des solutions techniques permettant d’intégrer la facturation électronique au sein des processus métier existants.
- La formation des équipes : les collaborateurs doivent être formés aux nouvelles pratiques et outils liés à la facturation électronique, afin de faciliter leur adoption et d’assurer une bonne qualité de traitement des factures.
- La communication autour du projet : une communication claire et pédagogique auprès des partenaires et fournisseurs est essentielle pour garantir leur adhésion au processus de dématérialisation des factures.
En conclusion, la facturation électronique représente un enjeu majeur pour les entreprises du secteur public. En respectant les obligations légales et en relevant les défis liés à l’adoption de cette pratique, elles peuvent contribuer à améliorer l’efficience et la transparence de leurs relations avec leurs partenaires privés, tout en réalisant des économies substantielles.
